Rédiger un cahier des charges pour choisir une société d’hôtesses

Véritable ambassadrice, l’hôtesse occupe une fonction centrale au sein de l’entreprise ; elle est le premier contact physique avec les clients et fournisseurs et gère les tâches quotidiennes.

 Ainsi pour bien choisir, il est important de comparer les sociétés d’hôtesses sur des critères qui prouvent le sérieux et la qualité de celles-ci.

I – LES INFORMATIONS À RENSEIGNER DANS LE CAHIER DES CHARGES

>> LA DÉFINITION DE LA MISSION

> Définir si la prestation est statique ou événementielle

> Décrire précisément l’ensemble des missions demandées (surtout si certaines sont moins classiques) et leur volumétrie

> Spécifier les options exigées ou facultatives (langues parlées..).

Attention : Dans le cas de plusieurs sites et types de prestation, identifier clairement les besoins par lot.

 >> LES HÔTESSES

> Nombre d’hôtesses nécessaire

> Volume horaire

> Préciser s’il existe une clause de révision des prix

> Indiquer la tenue exigée : préciser qui doit fournir l’uniforme, si possibilité d’essayage et leur nombre.

Attention : Penser à préciser l’heure de passage du tarif jour au tarif nuit. Il est généralement fixé à 21h.

>> LE PERSONNEL D’ENCADREMENT

> Nombre de personnes nécessaire

> Définir leurs missions : présence sur le site, visite de contrôle ou visite surprise.

 >> LA REPRISE DU PERSONNEL

Afin d’organiser les équipes et définir précisément les coûts, il est important de renseigner :

> Le nombre d’hôtesses concernées

> leur taux horaire actuel

> Toutes les informations concernant leur salaire et leurs avantages acquis.

Attention : Même si elle est précisée dans l’appel d’offre, la demande de reprise du personnel peut être refusée par le fournisseur.

>> L’AGENDA

> Durée du contrat souhaitée – Il est plus avantageux de choisir une durée longue.

> Date de commencement

> Durée de validité de l’offre – Elle est généralement fixée à 180 jours.

>> LA NÉGOCIATION

> Bien préciser les règles de mise en place (notamment le nombre et les dates prévues).

>> FACILITER LA RELATION

> Indiquer un contact en interne pour répondre aux questions éventuelles

> Proposer une visite : permet de repérer les lieux et donc mieux adapter l’offre (mais ne pas imposer des horaires contraignants)

> Fournir une trame avec les critères exigés pour la réponse.

>> L’ADRESSE DU SITE

CONSEILS :

> Donner la possibilité de modifier des variantes afin de proposer une autre organisation économiquement plus avantageuse.

> Fournir un bordereau avec le prix unitaire / taux horaire / hôtesse – Il permet de comparer plus facilement les offres.

II – LES INFORMATIONS À CONNAITRE POUR CHOISIR SON FOURNISSEUR

>> LE DELAI DE REMPLACEMENT

> Généralement entre 1 heure et 2 heures, selon le lieu de remplacement.

>> LE CONTRÔLE

> Type de contrôle et fréquence.

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