Rédiger un cahier des charges pour choisir un fournisseur d’ascenseur

Le secteur de l’ascenseur représente de tels enjeux de sécurité que les collectivités font souvent appel à des cabinets spécialisés pour rédiger leur cahier des charges. Cependant, il est important de connaître et comprendre les impératifs inhérents à chacun des marchés du secteur :

- La création d’ascenseur – Depuis 1980, il est obligatoire de construire un ascenseur pour tout immeuble de plus de 3 étages.

- La maintenance – qui peut parfois être couplé à la création d’ascenseur mais pour une durée d’un an généralement.

- La modernisation et mise en conformité – Le parc d’ascenseurs français est l’un des plus vétustes d’Europe, avec 60% des appareils ayant plus de vingt d’ans d’existence. La loi Urbanisme et Habitat de 2003 a rendu obligatoire la mise aux normes de tous les ascenseurs à un degré de sécurité élevé d’ici 2018.

- L’EMPR (élévateur pour personne à mobilité réduite) – marché très spécifique et limité à un nombre restreint de fournisseurs, ne sera pas évoqué dans cet article.

 I – LES INFORMATIONS À RENSEIGNER DANS LE CAHIER DES CHARGES / CRÉATION

>> LA DESCRIPTION DE L’ÉTABLISSEMENT

> Adresse du site

> Type de bâtiment

> Nombre d’étages

> Type d’ascenseur souhaité : fournir un questionnaire technique (marque, fournisseur, produit).

Attention : Pour un marché de création, il est possible de faire un appel pour plusieurs lots. Il est alors nécessaire de préciser les informations ci-dessus par établissement.

>> LA GESTION DU MATÉRIEL

> Procéder à une remise de plan

> Déterminer la partie prenante en charge du Relevé sur site

> Déterminer la partie prenante en charge de la convocation d’un organisme Qualiconsulte pour le Marquage Conformité Européenne.

>> LE PERSONNEL D’INTERVENTION

> Définir le nombre – au moins un metteur en point et un chef d’équipe

> Préciser leur coefficient – niveau minimum : 225.

>> LES DÉLAIS

> Planning de mise en œuvre :

o   Visite des lieux obligatoire ou pas

o   Délai de réalisation des travaux

o   Si besoin, jours et tranches horaires d’intervention et de livraison.

Attention : Dans le calcul, prendre en compte le délai d’approvisionnement (de 6 à 8 semaines).

>> L’ORGANISATION DU CHANTIER

> Préciser les informations suivantes et la partie prenante qui en aura la charge:

o   Mise à disposition d’un lieu et de sanitaires pour les intervenants ?

o   Mise à disposition d’un lieu pour entreposer le matériel?

o   Mise en place d’un container ?

o   Nécessité de replier le matériel chaque jour ?

o   Mise en place de la signalétique?

>> AVOIR UN INTERLOCUTEUR DÉDIÉ

> Il est nécessaire de désigner un interlocuteur sur place, agent technique ou gardien, pour les démarches, la récupération de clefs, l’accès aux lieux…

>> LA PRISE EN CHARGE DE LA MAINTENANCE

> En cas de demande de maintenance, préciser :

o   La durée du contrat

o   Si elle est doit être intégrée au contrat initial ou facturée à part

o   Toutes les informations nécessaires (cf cahier des charges pour la maintenance).

 >> LA DURÉE DU CONTRAT SOUHAITÉE

> Il est plus avantageux de choisir une durée longue, entre 24 et 48 mois (très peu de fournisseurs vont au-delà de 48 mois).

II – LES INFORMATIONS À RENSEIGNER DANS LE CAHIER DES CHARGES / MAINTENANCE

>> LA DESCRIPTION DE L’ÉTABLISSEMENT

> Adresse du site

> Type de bâtiment

> Nombre d’étages

> Type d’ascenseur : fournir un questionnaire technique (marque, fournisseur, produit)

> Existe-t-il un système d’alarme?

o   Si oui, quel est l’outil et comment est-il raccordé ?

o   Si non, faut-il le mettre en place ?

Attention : Pour un marché de maintenance, il faut réaliser un appel d’offre par établissement.

>> LE PERSONNEL D’INTERVENTION

> Définir le nombre – au moins un chef d’équipe

> Préciser leur coefficient – niveau minimum : 225

> Indiquer si besoin de personnel en permanence ou d’astreinte

> Définir le protocole d’intervention : nécessité de se présenter avant et/ou après intervention, bon de sortie…

Attention : un technicien ne peut avoir plus de 90 appareils à charge.

>> LES DOCUMENTS À DEMANDER

> Le carnet d’entretien – A récupérer par le fournisseur auprès de l’ancien prestataire

> Le Plan d’entretien annuel

> L’Etude des sécurités

> Le Compte rendu – mensuel, trimestriel ou annuel

> Mise à disposition d’un outil de suivi pour le parc de machine

> Assurance décennale et assurance civile.

>> LES DÉLAIS

> Planning de mise en œuvre – indiquer les délais concernant la présentation :

o   Du Carnet d’entretien

o   Du Plan d’entretien annuel – à présenter dans un délai d’un mois maximum après la notification

o   L’Etude des sécurités.

> Définir avec précision les délais pour chaque type d’intervention :

o   Désincarcération / personnes bloquées

o   Remplacement de pièce

o   Panne.

Attention : Pour le remplacement de pièce, vous pouvez demander au fournisseur de disposer d’un stock de pièces détachées.

 >> AVOIR UN INTERLOCUTEUR DÉDIÉ

> Il est nécessaire de désigner un interlocuteur sur place, agent technique ou gardien, pour les démarches, la récupération de clefs, l’accès aux lieux…

 >> LA DURÉE DU CONTRAT SOUHAITÉE

> Il est plus avantageux de choisir une durée longue, entre 36 et 48 mois.

III – LES INFORMATIONS À RENSEIGNER DANS LE CAHIER DES CHARGES / MODERNISATION ET MISE EN CONFORMITÉ

 >> LA DESCRIPTION DE L’ÉTABLISSEMENT

> Adresse du site

> Type de bâtiment

> Nombre d’étages

> Type d’ascenseur : fournir un questionnaire technique (marque, fournisseur, produit)

> Préciser si le logement est occupé

En cas d’occupation, préciser qui est chargé de la mise en place :

o   d’un SAS de sécurité

o   de l’affichage

o   de la distribution de la documentation dans les boîtes aux lettres

o   du portage (en cas de nombreux étages).

Attention : Pour un marché de modernisation, il faut réaliser un appel d’offre par établissement.

>> LES DOCUMENTS À TRANSMETTRE

> Mise à disposition d’un diagnostic amiante.

Attention : Dans le cas de présence d’amiante, il est plus rentable de gérer l’intervention de désamiantage séparément que de mandater le fournisseur.

>> LE PERSONNEL D’INTERVENTION

> Définir le nombre – au moins un chef d’équipe

> Préciser leur coefficient – niveau minimum : 225.

>> L’ORGANISATION DU CHANTIER

Préciser les informations suivantes et la partie prenante qui en aura la charge:

> Mise à disposition d’un lieu et de sanitaires pour les intervenants ?

> Mise à disposition d’un lieu pour entreposer le matériel?

> Mise en place d’un container ?

> Nécessité de replier le matériel chaque jour ?

> Mise en place de la signalétique?

>> LES DÉLAIS

> Planning de mise en œuvre :

o   Visite des lieux obligatoire ou pas

o   Délai de réalisation des travaux

o   Si besoin, jours et tranches horaires d’intervention et de livraison.

>> AVOIR UN INTERLOCUTEUR DÉDIÉ

> Il est nécessaire de désigner un interlocuteur sur place, agent technique ou gardien, pour les démarches, la récupération de clefs, l’accès aux lieux…

 IV – BON A SAVOIR

>> LA DURÉE D’UN APPEL D’OFFRE

> La durée est généralement fixée à 120 jours.

>> LE BORDEREAU DE PRIX

> Afin de mieux comparer les offres, il est préférable de fournir un bordereau de prix, en précisant la décomposition par poste.

 >> LES LIEUX PARTICULIERS

> Chaque lieu a ses spécificités techniques. Quelques exemples :

o   En milieu hospitalier – de nombreuses normes s’appliquent dont horaires particuliers, pas de dégagement de poussière, être attentif au bruit des travaux

o   Dans un stade – repli de matériel exigé

o   Dans une école – les travaux ont souvent lieu pendant les périodes scolaires.

 

Récap Ascenseur

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